Personalisierte Massenfaxe fehlerfrei vorbereiten und erfolgreich versenden

Personalisieren von Faxvorlagen für den Massenfaxversand ist immer von Vorteil. Persönlich angesprochen werden, erhöht die Akzeptanz Ihrer Faxaussendung.

Entscheidend wichtig ist dabei die fehlerfreie persönliche Ansprache. Faxversand mit LCOM gestattet Ihnen das ganze Repertoire von WORD-Serienbrief-Funktionen einzuplanen. Es steht Ihnen bei der persönlichen Anrede und weiteren Individuali-sierungen in Ihrem Faxtext, ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung.

Dazu gehören auch die Bedingungen (z.B. „Wenn“ ... „dann“), die vor allem beim Titel und bei der weiblichen oder männlichen Anrede in der Faxvorlage benötigt werden.

LCOM steht Ihnen als Dienstleister bei der Umsetzung Ihrer Wünsche bezüglich der Personalisierung für Ihren Massenfaxversand jederzeit zur Verfügung.

Eine entscheidende Rolle beim Personalisieren und Individualisieren Ihrer Fax-Vorlage spielen die Inhalte der EXCEL-Tabelle. Diese Tabelle ist die Basis für die Arbeit Ihres Dienstleisters. In aller Regel erhalten Sie die Personalisierungs-Inhalte für den Faxversand aus Ihrer Datenbank. Und diese Daten sind nur so gut wie die Datenbank gepflegt wird.

Da können einige Regeln helfen den Datenbestand auf einem guten Stand zu halten. Legen Sie dafür ganz eindeutige Standards in Ihrem Hause fest. Dies ist z.B. entscheidend, wenn Sie Faxversand-Dubletten finden wollen.

Einige mögliche Standards für Ihre Faxversand-Liste

  • Legen Sie fest ob „Strasse“ immer abgekürzt, ausgeschrieben, mit „ss“ oder “ß“ geschrieben wird. Haben Sie zwei gleiche Faxversand-Adressen aber unterschiedliche Schreibweisen bei der Strasse, ergibt eine Überprüfung auf Fax-Dubletten, keinen Treffer. Es wird das Fax doppelt versendet.
  • Wird D-PLZ in die Datenbank eingetragen oder nur PLZ? Standard ist, 5 Ziffern für die PLZ
  • Legen Sie fest, dass Anrede, Titel, Vorname, Nachname, etc. immer in ein separates Feld geschrieben werden. Damit halten Sie sich für gewünschte unterschiedliche Anredetypen in der Faxvorlage flexibel.
  • Ganz essentiell ist die Schreibweise der Faxnummer. Jede nicht korrekte Schreibweise mindert die Anzahl zugestellter Faxe Ihres Faxmassenversandes.
    Hier finden Sie einige detaillierte Vorgaben für die empfohlenen Schreibweisen.
    • Inlands-Faxnummern werden unmissverständlich verarbeitet wenn Sie ohne Länder-Vorwahl eingepflegt werden. Am besten so, wie Sie mit Ihrem Faxgerät wählen.
    • Auslands-Faxnummern nicht mit führendem „+“ oder „++“ einpflegen, sondern immer mit „00xx“. Faxversand-Server lieben Zahlen.
    • Außer bei Faxversand nach Italien fällt nach der Länder-Vorwahl die „0“ der Städtevorwahl grundsätzlich weg. Also
      • Italien 003906…. für Rom
      • Österreich 00431… für Wien
    • Empfehlenswert ist die Faxnummer ohne Sonderzeichen oder Leerzeichen zu schreiben. Will man einen Dubletten-Check durchführen, müssen diese Zeichen nicht bereinigt werden. Das spart u.U. viel Arbeit. Es ist zwar kein muss aber sehr hilfreich.

Die Arbeit mit den Daten für die Personalisierung der Faxvorlage erfordert dann und wann die Verkettung zweier Spalteninhalte. Gerne geben wir eine kleine Anleitung für diese Aufgabe:

EXCEL – Verkettung von Spalteninhalten:

Beliebiges Zusammenfassen von Spalten Ihrer Faxversand-Liste in einer neuen Spalte. Im Beispiel werden die Spalten Anrede, Titel und Nachname zur Briefanrede zusammengefasst.

Liste Faxversand EXCEL-Tabelle

Die Spalten die zusammengefasst werden sollen, zu allererst als „Text“-Spalten formatieren. Die Spalte in die zusammengefasst wird, muss als „Standard“ formatiert werden.

EXCEL bietet die Möglichkeit der Spalten-Verkettung. Und so gehen Sie vor:

In die Zeile für die Formeleingabe schreiben Sie in diesem Beispiel in die Zeilen mit einem Titel (alle Einträge mit Titel, sortieren) folgenden Ausdruck:

Formel für Verkettung

Vervielfältigen Sie diesen Ausdruck mit der Maus für alle Datensätze mit Titel, in der Spalte „Briefanrede“ .

In den Zeilen ohne Titel verfahren Sie mit folgendem Ausdruck wie oben:

Formel für Verkettung

Anschließend ersetzen Sie im Tabellenblatt die Formeln durch die Ergebniswerte. Dazu gehen Sie wie folgt vor (bei EXCEL2010):

  • Reiter Datei /Optionen / Symbolleiste für den Schnellzugriff / linkes Fenster – alle Befehle / "Werte einfügen"-SymbolWerte einfügen"Hinzufügen" anklicken
  • Blatt markieren
  • „Kopieren“ - Button in der Symbolleiste anklicken
  • In der Symbolleiste Button „Werte einfügen“ anklicken
  • Enter

Gratulation, Sie haben die Spalteninhalte Ihrer Faxversand-Liste verkettet!

Im Download Bereich für Faxversand finden Sie eine WORD- und EXCEL-Datei als praktisches Beispiel zum Download.

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rl, 01.08.2016