E-Mail-Marketing – Ist die Einwilligung nachweisbar?

Sie haben die Einwilligung für die Zustellung eines E-Mail-Newsletters eingeholt. Sollte sich ein Newsletterempfänger nicht erinnern, Ihnen die Einwilligung gegeben zu haben und es kommt zur gerichtlichen Auseinandersetzung, so ist der Nachweis der Einwilligung entscheidend. Es genügt dabei nicht, dass irgendwer die Einwilligung erteilt hat. Es muss nachweisbar sein, dass es der konkrete Empfänger der E-Mail oder des Newsletters war.

Die Einwilligung muss nachweisbar sein

Nachweisbar bezüglich des späteren Empfängers
Möglichkeiten der Nachweisbarkeit
- Postkarte, Brief oder per Telefax (Unterschrift und Original)
- Per Online: Double-Opt-in
- Persönlicher Kontakt (Zeuge --> aber problematisch)
- Telefonische Aufzeichnung (ist nicht ohne Weiteres zulässig)

Im Falle der gerichtlichen Auseinandersetzung trägt der Versender die Beweis und Darlegungslast.

Grundsatz der Nachweisbarkeit

Folgendes muss der Versender grundsätzlich beachten

Die Einwilligung muss so eingeholt werden, dass Sie zur Überzeugung eines Gerichts nachgewiesen werden kann.
Es muss nachgewiesen werden, dass der Empfänger und nicht ein Dritter unter dem Namen oder E-Mail-Adresse Empfängers die Einwilligung erteilt hat.

Bewertung der Möglichkeiten zu Einholen der Einwilligung

Postkarte oder Brief:
Wird die Einwilligung per Brief oder Postkarte mit persönlicher Unterschrift des künftigen E-Mail-Empfängers eingeholt, dann lässt sich die Einwilligung dadurch nachweisen.
Telefax:
Für eine Einwilligung per Telefax gilt das für Brief oder Postkarte angeführte (§7 UWG /§§823 , 1004 BGB analog).
Datenschutzrechtlich setzt die Einwilligung grundsätzlich die Schriftform voraus (§ 4a Abs. 1 S. 3 BDSG ). Ein Telefax genügt nicht der Schriftform. Hier wird sich jedoch vertreten lassen, dass besondere Umstände vorliegen, die auch eine andere Form genügen lassen ((§ 4a Abs. 1 S. 3 BDSG).
Online:
Es muss ein Anmeldeverfahren vorgesehen sein, dass die Anmeldung durch den späteren Empfänger nachweist. Hier bietet sich das Prinzip des Double-Opt-In an. Der spätere Empfänger muss zweimal erklären, dass er die Zusendung wünscht. Die 2te Erklärung ist für den Nachweis entscheidend.
Persönlicher Kontakt:
Beim Nachweis über einen Zeugen des Empfängers der Erklärung zur Einwilligung zurückzugreifen ist problematisch. Dieser Vorgang kann lange Zeit zurück liegen, der Zeuge muss als glaubhaft anerkannt und gehalten werden und die Kontaktperson muss der später tatsächlich Beworbene sein. Außerdem ist es fraglich ob der Zeuge tatsächlich zum späteren Zeitpunkt zur Verfügung steht.
Telefon
Ist ebenfalls problematisch und die zum Nachweis benötigte Aufzeichnung des Gespräches darf nicht ohne Weiteres erfolgen und kann strafrechtliche Konsequenzen haben.
AGB
Eine Einwilligung, versteckt in den AGB´s ist nicht zulässig. Nach der geltenden Rechtssprechung ist eine gesonderte, nur auf die Einwilligung in die Zusendung von Werbung mittels E-Mail bezogene Zustimmungserklärung des Nutzers erforderlich.

Nach Diskussion der verschiedenen Einwilligungsmöglichkeiten kristallisiert sich für die Praxis entweder das schriftliche Verfahren oder das Online-Verfahren heraus. Am praktikabelsten halten wir das Online-Verfahren Double-Opt-in. Diesen Verfahren wird im E-Mail-Marketing System mailingpoint angeboten und soll kurz skizziert werden.

Double-Opt-in Verfahren

Beim Double-Opt-in Verfahren ist der Inhalt der 2ten Anmeldung, bzw die Bestätigung der 1ten Anmeldung, entscheidend. Sie muss daher den Einwilligungstext enthalten, sowie sämtlichen gesetzlichen Anforderungen an die Erklärung der Einwilligung genügen. Allein mit dem Double-Opt-In Verfahren lässt sich nachweisen, dass der Adressat auch die erste Anmeldung vorgenommen hat.
Es ist wichtig und entscheidend, dass Sie dem Interessenten Ihrer Email und späterem Empfänger, auf den Anmeldeseiten in sachlichem Ton und verständlichen Worten erläutern, dass er künftig nur dann E-Mails erhält, falls er die 2te Erklärung in Form einer Bestätigung der ersten Anmeldung, quittiert.
Halten Sie sich bei der Formulierung die Möglichkeit vor Augen dass die Anmeldung missbräuchlich erfolgt sein kann. Machen Sie daher klar, dass es sich um den einheitlichen Prozess eines automatisierten Anmeldeverfahrens handelt.

Halten Sie diese E-Mail in der die erste Anmeldung bestätigt wird, ganz sachlich und verzichten Sie auf Werbung und machen Sie alleine die Nachfrage, ob er diesen Newsletter tatsächlich erhalten möchte, zum Inhalt dieser E-Mail.

Der Empfänger muss wissen wozu er eingewilligt hat.

Eine Einwilligung ist jede Willensbekundung, die ohne Zwang, für den konkreten Fall und in Kenntnis der Sachlage erfolgt und mit der die betroffene Person akzeptiert, dass personenbezogene Daten, die sie betreffen, erhoben und verwendet werden.

Dazu ein Praxisbeispiel einer Einwilligung

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