Neue Gesetze in 2007

Pflichtangaben für alle geschäftlichen eMails von Unternehmen

• das neue EHUG ist am 01. Januar 2007 in Kraft getreten
• das neue Telemediengesetz am 01. März 2007 in Kraft getreten

Was kaum ein Unternehmer weiß: Seit Jahresbeginn sind in geschäftlichen E-Mails die gleichen Angaben zu machen, die auch auf Geschäftsbriefen erforderlich sind. Das schreibt das "Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister" sowie das "Unternehmensregister" (EHUG) seit dem 1. Januar 2007 vor.

Für wen gilt das Gesetz:

Die Pflichtangaben sind für alle geschäftliche E-Mails von Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind verbindlich (z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen). Nicht betroffen sind Freiberufler, Gesellschaften Bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind, für die sich aber ähnliche Pflichten aus anderen Vorschriften, z.B. § 15b GewO ergeben können.

Was kann passieren?

Sollten die Angaben nicht vollständig sein, droht etwa einer GmbH ein Zwangsgeld von bis zu 5000 Euro. Dazu kommt für alle Firmen die Gefahr einer Abmahnung wegen unlauteren Wettbewerbs.

Welche Pflichtangaben müssen E-Mails enthalten?

a) Alle oben aufgeführten Unternehmen müssen mindestens folgende Angaben in Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, aufnehmen:

• den vollständigen Firmennamen, so wie er im Handelsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister (nachfolgend: Register) eingetragen ist
• Rechtsformzusatz (z.B. GmbH, KG, Kommanditgesellschaft, OHG, AG, e.K. etc.)
• Sitz des Unternehmens (anzugeben ist der satzungsmäßige "Hauptsitz", auch wenn der Geschäftsbrief z.B. von einer Zweigniederlassung aus verschickt wird)
• Registernummer (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)
• Registergericht (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)

b) Bei GmbHs müssen zusätzlich aufgenommen werden:

• alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen
• (falls vorhanden) der Aufsichtsratsvorsitzende mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen

c) Bei AGs müssen zusätzlich aufgenommen werden:

• alle Vorstandsmitglieder mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen, wobei der Vorstandsvorsitzende als solcher zu bezeichnen ist
• ausgeschriebener Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden

d) Bei der GmbH & Co. KG müssen die Angaben sowohl für die Komplementär-GmbH als auch für die KG gemacht werden.

e) Bei der Genossenschaft müssen zusätzlich aufgenommen werden:

• alle Vorstandsmitglieder mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen
• (falls vorhanden) der Aufsichtsratsvorsitzende mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen

f) Bei einer OHG, bei der kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, sind noch die Vorgaben des § 125a Abs. 1 Satz 2 HGB zu beachten.

g) Bei einer Zweigniederlassung einer Private Company Limited by Shares (Ltd.) sind folgende Angaben erforderlich:

• vollständiger Firmenname
• Sitz, Register und Nummer der inländischen Zweigniederlassung (vollständige Adresse)
• Sitz, Register und Nummer der ausländischen Gesellschaft, (vollständige Adresse des registered office)
• Rechtsformzusatz (Limited oder Ltd.)
• ausgeschriebene Vor- und Zunamen der Geschäftsführer (director)

Und in welcher Form?

Die Angaben müssen in der E-Mail deutlich lesbar enthalten sein. Die Übermittlung in Form einer angehängten Visitenkarte genügt wahrscheinlich nicht, da nicht jeder diese Visitenkarte öffnen kann. Ein Link auf das Impressum der Unternehmenswebsite, das die Angaben enthält, dürfte ebenfalls nicht ausreichen. Es ist darum empfehlenswert, diese Angaben direkt in die übliche E-Mail-Signatur aufzunehmen.

Weitere wichtige Änderung:

Mit Inkrafttreten des am 18.1.2007 beschlossenen Telemediengesetzes müssen alle Betreiber gewerblicher Webseiten ihre Nutzer über Art, Umfang und Zweck der Erhebung personenbezogener Daten sowie über deren Verarbeitung in allgemein verständlicher zu Beginn des Nutzungsvorgangs unterrichten. Andernfalls kann es zu kostenpflichtigen Abmahnungen kommen.

(Quelle: DCI Infomer vom 02.02.2007)

Das Telemediengesetz im Wortlaut.