s

Experten-Wissen: Marketing-Recht

Mehr Wissen über die rechtlichen Gegebenheiten im E-Mail-Marketing gibt Ihnen Sicherheit und erspart Ihnen Ärger. Unser Blog macht Sie auf einige rechtliche Aspekte aufmerksam. Beachten Sie aber, dass unsere Tipps und Ratschläge nicht rechtsverbindlich sind. Im Bedarfsfall sollte unbedingt eine rechtsverbindliche Auskunft bei einem Vertreter des Berufsstandes der Rechtsanwälte eingeholt werden.

Faxversand und DSGVO

Viel ist über E-Mail-Versand und die DSGVO, über die Verarbeitung personenbezogener Daten im E-Mail-Marketing und über Hinweise zu Widerrufsrechten geschrieben worden. Der Faxversand war in dieser Diskussion nur spärlich vertreten. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit der DSGVO aus Sicht des Fax-Marketing und des Faxversands.

Ist die DSGVO bei Faxversand relevant?

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist im personalisierten Faxversand relevant und damit die DSGVO zu beachten. Natürlich sind auch die weiteren Bestimmungen hinsichtlich der Erhebung von personenbezogenen Daten, der Einwilligung und Widerrufsrechte zu beachten.

Wie verhält es sich, wenn keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden?

Würde man keine personenbezogenen Daten in der Personalisierung von Faxvorlagen verwenden (differenzierte Personalisierung), ist die Frage nach der Relevanz der DSGVO für die faxbezogene Verarbeitung der Daten einer ernsten Diskussion würdig. Dies wäre dann von Bedeutung, wenn keine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten vorläge.

Was sind personenbezogenen Daten?

Nach Art. 4, Abs. 1. der DSGVO wird wie folgt definiert: Im Sinne dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck "personenbezogene Daten" alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden "betroffene Person") beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Zusammengefasst zählen zu "personenbezogenen Daten" alle Daten, die einen Rückschluss auf die Person und deren Identifikation zulassen.

Fällt die Versendung von Faxvorlagen mit differenzierter Personalisierung unter die DSGVO?

Die Faxnummer ist im Business-Alltag in aller Regel keiner Person zugewiesen und damit ist die Person über die Faxnummer nicht identifizierbar. Ist jedoch, über weitere zum Datensatz gehörigen Daten, die Person identifizierbar, gilt auch die Faxnummer als personenbezogenes Datum.

Eine E-Mail-Adresse gehört in jedem Falle zu den personenbezogenen Daten. In der Regel hat diese den Namen der Person im Alias der E-Mail. Selbst bei allgemeinen E-Mail-Adressen, wie "Vertrieb" oder "info" ist Vorsicht geboten, da diese oft einer Person im Datensatz der Datenbank zugewiesen wird.

Differenzierte Personalisierung auf einer Faxvorlage bedeutet, dass Sie keine personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO dort verwenden. Also beispielsweise Vorname und Nachname nicht in Anrede, Adressfeld oder sonst wo auf Ihrer Fax-Vorlage in Erscheinung treten.

Andere Individualisierungen, wie unterschiedliche Angaben zu Preisen, oder Versionen von bei Ihren Adressaten verwendeten, unterschiedlichen Produkten, können durchaus erfolgen. Jedoch muss immer über Identifikation von Personen nachgedacht werden. Ist diese über die im Unternehmen bestehenden, verknüpften Informationen möglich oder ausgeschlossen?

Bei einer differenzierten Personalisierung, also keinerlei Verwendung personenbezogener Daten, würde die Versendung von Faxvorlagen nicht gegen den Datenschutz, gemäß DSGVO verstoßen. Wohl gemerkt, dies bezieht sich nur auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Faxversendung. Greift die DSGVO nicht, so sind die Bußgeldforderungen nicht von Relevanz.

Für DSGVO-konforme Faxvorlagen ist das Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7, Abs. 3 und Art. 21), respektive Widerspruch gegen die Verarbeitung seiner Daten zu beachten. Es muss also ein Hinweis auf die Faxvorlage, die dem Betroffenen eine sichere Möglichkeit des Widerrufs zu jeder Zeit eröffnet.

Fällt damit bei Faxversand jegliche Verantwortung gegenüber der DSGVO weg?

Nein! Die DSGVO bezieht sich eben nicht nur auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Die Gültigkeit der DSGVO umfasst auch die Erhebung, Einwilligung, Profilierung, den Widerruf und die Löschung von personenbezogenen Daten. Hier gibt Art. 4 und auch der Art. 1 Abs. 2 und 3 der DSGVO weitere Auskünfte. Werden keine personenbezogene Daten verarbeitet, ist die Relevanz der angeführten Themen zu diskutieren.

In jedem Fall ist Art. 17 Abs. 1 zu berücksichtigen. Werden Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig, sind sie unverzüglich zu löschen.

Lässt man also die persönliche Anrede und ähnliches entfallen, ist zu überprüfen, ob die Daten zwingend für andere Unternehmensprozesse weiterhin benötigt werden. Wenn nicht, gilt das soeben Gesagte.

Gelten für den Faxversand auch andere gesetzliche Vorschriften?

Ja! Wie dies auch beim E-Mail-Marketing der Fall ist, muss beispielsweise auf das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) ebenso geachtet werden, wie auf die DSGVO hinsichtlich des Datenschutzes.

 

BEACHTEN SIE BITTE:

Alle in diesem Artikel gemachten Aussagen sind keine rechtsverbindlichen Aussagen. Im Bedarfsfall ist eine rechtsverbindliche Auskunft bei einem Vertreter des Berufsstandes der Rechtsanwälte einzuholen.

Siehe auch:

Newsletter-Anmeldung DSGVO- und UWG-konform
Newsletter-Anmeldung DSGVO- und UWG-konform

DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung
Das sollten Sie beim Anmeldeprozess zu Ihrem Newsletter beachten

Einfluss der DSGVO im E-Mail- und Fax-Marketing
Fax- und E-Mail-Marketing mit Blick auf die DSGVO

Ältere Themen:

Einwilligung zu E-Mail-Newsletter, SMS- & Faxversand
Ist die Einwilligung zum Newsletter nachweisbar?

Datenschutzerklärung für Websites
Datenschutzerklärung für Websites

Zurück