Ratschläge für Ihren Faxmailing-Versand – Tipps zu Aufbau und Layout von den Fax-Mailing-Profis

Für einen erfolgreichen Faxversand ist es wichtig, dass Ihre Botschaft schnell erkannt wird. Sobald Ihre Faxnachricht aus dem Faxgerät genommen wird, muss der Empfänger mit wenigen Blicken und bei schnellem Überfliegen verstehen, was Ihr Unternehmen von ihm möchte. Damit Ihnen das gelingt, haben wir hier einige Tipps für die Erstellung starker Faxvorlagen zusammengestellt:

Aufbau und Aussagekraft | Schriften, Grafiken, Fotos | Vorlage und Empfängerliste

Layout Prototype für Fax-Mailing

Aufbau und Aussagekraft

  • Je einfacher, desto besser
    Je einfacher die Gestaltung des Telefaxes, desto schneller wird dem Empfänger die zentrale Information Ihrer Faxwerbung klar. Zu viele Gestaltungselemente und Textblöcke lenken von der Kernaussage Ihrer Werbebotschaft ab. Setzen Sie den Fokus eindeutig!
Fax-Layout Tipps
  • In der Kürze liegt die Würze
    Treffen Sie Ihre Aussagen kurz und prägnant. Verzichten Sie auf lange Textblöcke und Schachtelsätze. Beschränken Sie sich auf das Wichtigste und bieten Sie für detaillierte Informationen eine Internetadresse oder die Zusendung von Infomaterial per Post oder E-Mail an.
Fax-Layout Tipps
  • Nutzen Sie Überschriften
    Überschriften lassen auf einen Blick erkennen, um was es bei Ihrem Fax-Mailing geht. Eine gute Haupt-Überschrift und geschickt eingesetzte Zwischenüberschriften sorgen für ein hohes Maß an Aufmerksamkeit beim Empfänger.
Fax-Layout Tipps
  • Setzen Sie Hervorhebungen ein
    Verwenden Sie in Ihrem Faxmailing für wichtige Textpassagen Fettschrift, Kursivschrift oder die Unterstreichung als hervorhebende Elemente. Wichtige Aussagen, eine Anzahl von Vorteilen oder Produktmerkmalen sollten Sie in einer Aufzählung unterbringen. All diese Text-Highlights erhöhen die Aufmerksamkeit des Empfängers!
  • Ihre Kontaktdaten
    Wenn Sie eine Rückantwort oder gar eine Bestellung vom Kunden erwarten, dann sollten Sie es auf keinen Fall versäumen, Ihre Faxnummer, Rufnummer, E-Mail-Adresse oder Webadresse auf dem Fax gut erkennbar anzugeben. Machen Sie das auch, wenn Sie der Meinung sind, Ihr Kunde hat die Rufnummer oder E-Mail-Adresse sowieso schon irgendwo abgespeichert. Die meisten Kunden entscheiden sich nämlich für den Kauf in dem Moment, in dem sie das Fax in Händen halten. Da ist es sehr hinderlich, wenn Ihr Kunde erst nach Ihren Kontaktdaten suchen muss. Nutzen Sie also den Moment, solange der Kunde motiviert ist, bei Ihnen zu bestellen.
Fax-Layout Tipps
  • Personalisieren Sie Ihre Faxe
    Liegen Ihnen die Namen und das Geschlecht Ihrer Kunden vor? Dann nutzen Sie dies und sprechen Sie Ihre Kunden persönlich an. Das verringert die Distanz zwischen Ihnen und Ihrem Kunden und baut Vertrauen auf. Auch eine Kundennummer lässt den Kunden sofort erkennen: Hier habe ich schon einmal eingekauft oder Dienstleitungen in Anspruch genommen – ein Grundvertrauen ist vorhanden! Auch ein persönlicher Teilnahme- oder Rabatt-Code, ganz bestimmte Textabschnitte uvm. lassen sich ganz einfach personalisieren. Beachten Sie bitte, dass wir die zu personalisierende Seite als Word-Dokument benötigen. Alle anderen Seiten, sofern weitere hinzukommen, können auch als PDF zugesandt werden. Wir fügen die Seiten für Sie zusammen.
Fax-Layout Tipps
  • Fügen Sie Ihr Impressum ein
    Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, ein Impressum anzugeben. Schützen Sie Ihr Unternehmen vor Abmahnungen und erfüllen Sie die Mindestanforderungen: Firmenname, persönlicher Ansprechpartner, Adresse, ein Kontaktweg (Telefon, Fax oder E-Mail).
  • Testen Sie Ihre Kunden (A/B-Test)
    Mit einem sogenannten AB-Test können Sie herausfinden, welches Layout – also die Anordnung der Überschrift, des Textinhaltes, der Preise, eines ganz bestimmten Angebots usw. – besser bei Ihren Kunden ankommt und so Ihren Umsatz steigert. Beantworten Sie sich die Frage: Welches Fax-Layout erzielt mehr Rückläufer?
    So gehen Sie vor: Wir empfehlen, mit zwei unterschiedlichen Layouts anzufangen. Setzen Sie in jedes Layout einen Code oder ein anderes Identifizierungsmerkmal ein, um später die beiden Empfängergruppen bei der Bestellung per Telefon, Fax oder E-Mail auseinanderhalten zu können. Fragen Sie bei der Bestellung unbedingt dieses Merkmal ab. Nach ca. einer Woche werten Sie gemeinsam mit uns aus, welches Layout Ihnen mehr Rückläufer und damit mehr Umsatz beschert hat. Schon wissen Sie, wie das Layout für die künftigen Faxe aussehen sollte.
    Übrigens: Das können Sie wiederholen, zum Beispiel mit zwei weiteren Layouts. Wichtig ist, dass jedes Layout an die gleiche Menge Empfänger verschickt wird. Und – neben Layouts lassen sich so auch Rabatt-Höhen, Prämien-Arten und Beigabe-Giveaways geschickt austesten.

dskom ist seit 2015 unser zuverlässiger Partner beim Newsletterversand, der uns bei auch bei Fragen zu E-Mail-Newslettern über den Versand hinaus kompetent zur Seite steht.

Niels Genzmer
BVMW

Aufbau und Aussagekraft | Schriften, Grafiken, Fotos | Vorlage und Empfängerliste

Schriften, Grafiken, Fotos

  • Große, serifenlose Schriften
    Bestens geeignet sind für den Faxversand serifenlose, klare und schnörkelfreie Schriften – z.B. Arial, Tahoma und Verdana. Schriftgrößen unter 9 Pt sind auf einem Rundfax nur schwer zu erkennen. Ideal ist für Fließtext mindestens 10 Pt, für Überschriften 12-14 Pt.
Fax-Layout Tipps - Schriften, Grafiken, Fotos
  • Keine Farben, keine Graustufen
    Ihre Texte schreiben Sie bitte nur in klarem Schwarz auf weißem Blatt. Verwenden Sie keine andere Schriftfarbe, schreiben Sie nie weiß auf schwarz (invertiert). Verzichten Sie unbedingt auf Hintergrundfarben, Wasserzeichen, Tabellen- und Schriftschatten. All diese Formatierungen verschlechtern und verlängern die Faxübertragung und verbrauchen unnötig Fax-Toner.
Fax-Layout Tipps - Schriften, Grafiken, Fotos
  • Grafiken und deren Auflösung
    Setzen Sie Grafiken nur sehr minimal ein, z.B. Ihr Firmenlogo oder ein großes, leicht erfassbares Werbe-Element. Diese Grafiken setzen Sie in schwarz-weiß umgewandelt mit max. 300 dpi in die Faxvorlage ein. Wichtig ist ein guter Kontrast. Je mehr Graustufen, desto schlechter.
  • Fotografien
    Verwenden Sie am besten gar keine Fotos in Ihrer Faxvorlage. Fotografien bestehen fast nur aus Graustufen und werden via Fax nur in einer sehr schlechten Qualität übertragen. Dies wirkt bei den Empfängern Ihres Faxmailings unprofessionell. Außerdem kostet die Fotoversendung viel Übertragungszeit und verschwendet den Fax-Toner Ihrer Kunden.
Fax-Layout Tipps - Schriften, Grafiken, Fotos

Wir arbeiten seit vielen Jahren sehr erfolgreich mit dskom im Bereich E-Mail-Marketing zusammen. Unsere Ideen wurden immer sehr konstruktiv besprochen und prima umgesetzt. Wir konnten den neuen responsiven Newsletter Termingerecht aufbauen und nutzen. Das Feedback unserer Kunden war durchweg positiv. Vielen Dank.

Karin Biel
ASLAN, Schwarz GmbH & Co KG

Aufbau und Aussagekraft | Schriften, Grafiken, Fotos | Vorlage und Empfängerliste

Vorlage und Empfängerliste

  • Senden Sie die Vorlagen im richtigen Format
    Für unpersonalisierte Faxe empfehlen wir als Faxvorlage WORD oder PDF zu verwenden.
Fax-Layout Tipps - Dateiformate

Bei personalisierten Faxen benötigen wir eine WORD-Vorlage. PDF ist mit eingeschränkten Möglichkeiten auch verwendbar.

Fax-Layout Tipps - Dateiformate
  • Die Empfänger senden Sie uns als Exceldatei (xls, xlsx, csv) oder Textdatei (txt) zu – ganz einfach per E-Mail. Gerne stellen wir Ihnen auch einen FTP-Zugang oder Webspace zum Hochladen Ihrer Dateien zur Verfügung. Achten Sie bitte darauf, dass die Faxnummern in einer Spalte Ihrer Excelliste stehen: 03049907085 – ohne internationale Vorwahl bei deutschen Empfängern. Sonderzeichen wie €œ- € €œ/ € €œ( €œ €œ) € müssen Sie nicht aufwändig entfernen.
Fax-Layout Tipps - Dateiformate
  • Vorgaben für die Personalisierung
    Markieren Sie die Stellen (Marker, Textfarbe, Platzhalter etc.), an denen Ihre Wunsch-Personalisierung eingefügt werden soll. Wir empfehlen die gleichen Bezeichnungen zu benutzen wie in der Empfängerliste.
Fax-Layout Tipps - Personalisierung
  • Saubere Liste
    Bitte prüfen Sie, ob die Liste keine unnötigen Formeln enthält oder Datensätze ausgeblendet sind.
  • Ausländische Faxnummern
    Beinhaltet Ihre Liste auch ausländische Faxnummern, so müssen unbedingt die Landesvohrwahlen angegeben sein. Sie können diese mit „+“ oder mit „00“ beginnen. Entfernen Sie die Null der Ortsvorwahl (beachten Sie aber die örtlichen Vorgaben). Wir empfehlen folgende Schreibweisen (Beispiele): +49 30 49907085 oder 0049 30 49907085.

Fragen? Fragen!

Benötigen Sie weitere Informationen oder Hilfe rund um den Versand von Massenfaxen? Egal, ob es sich um den Aufbau, den Inhalt, technische Voraussetzungen oder unsere Preise handelt – wir helfen Ihnen gerne weiter. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf:

Harry Schäfer & Team
Telefon: 030 4990 7084
Fax: 030 4990 7085
E-Mail: mailing@dskom.de

Faxversand-Qualität verbessern – 6 handfeste Tipps

Fax-Marketing - 6 Tipps für beste Fax-Qualität
Bildquelle: LCOM

Fax-Marketing – Mehr Erfolg durch beste Faxqualität

Sehr häufig werden die Faxvorlagen für Ihren Massen-Fax-Versand in der Grafikabteilung oder in einer Agentur erstellt. Verständlich ist, dass Grafiker in ausdrucksstarken Farben und Designs denken. Die Masse der Werbemittel wird für den Versand von E-Mails oder für die Printwerbung erstellt, seltener als Vorlage für den Marketing-Faxversand. Wird eine Faxvorlage erstellt, wird in der Regel erst vorhandenes Material gesichtet. Frei nach dem Motto, „da haben wir doch etwas zum verfaxen“.

Für den Desktop-Faxversand aus Ihrem E-Mail-Client oder aus Ihrer Microsoft-Office-Anwendung, wie zum Beispiel Microsoft Word, ist es ebenfalls hilfreich, die Qualität der versendeten Faxvorlage zu beachten. Dies gilt auch bei automatisiert versendeten Transaktions-Faxen aus Ihrer Applikation. Der Empfänger soll ja den kompletten Inhalt der wichtigen Unternehmenskommunikation gut lesen und wahrnehmen können.

Fax-Versand ist eine Technologie, die nicht farbig daher kommt, sondern in schwarz-weiß „denkt“. Die Fax-Technologie ist in ihrer Auflösung begrenzt. Bei einer Fax-Auflösung von 200×200 dpi spricht man von Feinauflösung. Höher auflösende Faxgeräte (sogenannte „Farbfaxe“) haben sich in der Praxis nie durchgesetzt. Diese beiden Gegebenheiten, Schwarz-Weiß-Übertragung und maximale Fax-Auflösung, sind in den Grafik-Abteilungen nicht immer bekannt. Folgende Tipps helfen, schon beim Entwurf einer Vorlage für den Faxversand, die „gute Faxqualität einzubauen“.

  1. Keine flächigen Hintergründe
    Jeder Hintergrund einer Faxvorlage, farbig oder in einem Grauton, wird beim Faxversand „gepixelt“. Das Faxgerät kennt nur den schwarzen Punkt. Sitzt ein schwarzer Punkt am anderen, ergibt das vollflächig schwarz. Grautöne entstehen durch mehr oder weniger große, weiße Freiräume zwischen den schwarzen Punkten.
  2. „Schlagschwarz“ und kein dunkles Anthrazit
    Oft wählen die Gestalter von Faxvorlagen dunkle Anthrazit-Töne, die kaum von Schwarz zu unterscheiden sind. Hier ist das Faxgerät unbestechlich. Es wird weiße Pixel beim Druck einfügen. Das Ergebnis ist eine „verpixelte“ Darstellung der schwarzen Fläche und obendrein wird die Übertragungszeit beim Faxversand stark erhöht.Werden Faxe an Empfänger versendet, die via Fax2Mail zurückgesendet (Bestellungen oder Bestätigungen) und eventuell automatisch ausgelesen werden, wiegt die Lesbarkeit besonders schwer.
  3. Schriften schnörkellos und „schlagschwarz“
    Verwenden Sie klare und schnörkellose Schriften, ohne sogenannte Serifen. Zu den serifenlosen Schriften zählt beispielsweise Arial. Deutlich lesbarer werden Fax-Botschaften mit Schriften ab 10 pt. Verfassen Sie Ihre Botschaft für den Fax-Versand besser in etwas größeren Lettern.Die häufigste Ursache schlecht lesbarer Schriften, ist jedoch die Farbe. Auch hier ist es so, dass die verwendete Schriftfarbe häufig von „Schlagschwarz“ abweicht. Jedes Abweichen von Schwarz, selbst wenn es für das Auge vermeintlich Schwarz ist, ergibt ein schlechtes Schriftbild. Das gilt bei Marketing-Faxen und Transaktions-Faxen (Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Rechnungen) gleichermaßen.Wie unter 2. erläutert, werden von Schwarz abweichende Farben mit einem Weißabstand zwischen den schwarzen Punkten dargestellt. Stellen Sie sich das bei den feinen Strichen des Buchstaben „T“ vor – eine Pünktchen-Linie ist das Ergebnis.
  4. Reduzierte Bilder und Grafiken mit schnell erfassbarem Bildinhalt
    Egal ob Grafik oder Bilder – je kleinteiliger die Bild-Informationen, umso länger dauert es, die Fax-Botschaft visuell zu erfassen. Kommen bei einer Faxvorlage Farbe oder viele Graustufen hinzu, wird es noch schwieriger.Der Grund: Die Bilder werden durch die Umsetzung in schwarz-weiß stark „pixelig“.Sind die Bilder kleinformatig und zu viele davon auf einer Fax-Seite platziert, wird der Leser sich nicht die Mühe machen, diese via Fax empfangene Seite zu „entschlüsseln“. Die Gefahr ist groß, dass eine solche Faxseite im Papierkorb landet. Das ist doppelter Schaden. Der Empfänger nimmt die Bildwerbung nicht auf und hohe Übertragungszeiten beim Faxversand belasten Ihren Geldbeutel.
  5. Texte kurz und knackig – Wichtiges zuerst – Handlungsaufforderung nicht vergessen
    Sinn Ihrer Faxbotschaft ist, dass sie gelesen wird. Ihre Texte sollen verkaufen. Da helfen nur die altbewährten Texter-Regeln. Nur Text-Inhalte, die Ihre Zielgruppe interessieren, schaffen es, dass sie gelesen werden. Fassen Sie sich deshalb kurz.Viele via Faxversand empfangene Fax-Vorlagen wandern in den Papierkorb, weil zu langatmig geschrieben wird. Kurz und knackig, Wichtiges zuerst!Achten Sie besonders darauf, dass Sie dem Leser nur das für ihn relevante anbieten. Und: Versäumen Sie es nicht, die Lesenden an die Hand zu nehmen. Sagen Sie ihnen, was als Nächstes von Ihnen erwartet wird („Jetzt bestellen!“ oder „Gleich anrufen!“ zum Beispiel).
  6. Übersichtliche Gestaltung
    Die Gestaltung Ihres Faxmailings soll die Lesbarkeit unterstützen. Je klarer und strukturierter Sie gestalten, umso leichter werden Bilder und Texte erfasst. Überfrachten Sie die Fax-Seite nicht. Schaffen Sie Freiräume und Ankerpunkte für das Auge. So können Sie den Leser führen.Fordern Sie den Leser sehr zügig zur Handlung auf. Die gewünschte Handlung zu fördern, ist die Aufgabe bei der Gestaltung der Fax-Vorlagen für den Faxversand. Es geht nicht um Schönheit in erster Linie, sondern es geht darum, die Zeit, die die Lesenden investieren, optimal zu nutzen.

Ganz egal, ob Sie einzelne Faxseiten oder Marketing-Aktionen im Auge haben, die Qualität ist wichtig für Ihren Erfolg. Mit unseren Dienstleistungen kommunizieren Sie bequem, schnell und Faxversand ist überaus einfach zu bewerkstelligen.

Sie suchen eine Agentur für erfolgreichen Fax-Versand? Sie möchten Ihr Fax-Marketing weiter professionalisieren? Sprechen Sie uns an! Wir freuen uns auf Sie.

Faxe versenden: Normal- oder Feinauflösung?

Faxe versenden und optimale Versand-Qualität erreichen – gelingt das mit Normalauflösung oder Feinauflösung?

Fax-Versand kennt „nur“ schwarz, weiß und Graustufen. Faxe versenden ist in zwei Auflösungsstufen möglich: Feinauflösung und Normalauflösung. Bei großer Informationsdichte, kleinen Schriften, Grafiken in der Faxvorlage oder bei repräsentativem Charakter der Faxvorlage erreicht man beim Faxversand mit Feinauflösung sehr gute Resultate hinsichtlich der Versand-Qualität. Bei Feinauflösung kann die Übertragungszeit länger sein. Das kann sich auch in den Versendekosten niederschlagen.

Fragen Sie bei Ihrem Faxversand-Dienstleister ruhig die Übertragungszeiten für den Fax-Versand mit Normal- und mit Feinauflösung nach. Für beide Varianten erhalten Sie vor dem Faxversand kostenlos ein Probefax. Sie können danach entscheiden, mit welcher Fax-Qualität versendet werden soll. So wissen Sie genau, was der Empfänger erhält und welche Kosten entstehen.

Entscheidend ist das Kostenmodell Ihres Dienstleisters. Bietet Ihr Faxversand-Dienstleister Seitenpreise ohne Zeitbegrenzung an, dann lohnt es sich, Faxe generell mit Feinauflösung zu versenden. Fragen Sie nach und testen Sie!

Noch mehr Lesestoff zu Fax-Marketing-Themen:

Sie suchen einen Dienstleister für erfolgreiches Fax-Marketing und Massenfaxversand? Sie haben noch mehr Fragen zu Fax-Marketing? Sprechen Sie uns an!

Faxvorlagen für elektronischen Fax-Versand

Für den Massen-Fax-Versand stehen Ihnen eine Reihe von Vorlagenformaten zur Auswahl: WORD-, EXCEL-, PDF-, TIFF-Vorlagen für den unpersonalisierten Fax-Versand – WORD für den personalisierten Faxversand. Für die Personalisierung nutzen Sie die Serienbrief-Funktion von MS-WORD. Hinsichtlich der grafischen Elemente in Ihrer Faxvorlage haben Sie freie Hand. Sicherlich ist es wichtig zu bedenken, dass beim Fax-Versand keine Farben und nur eine begrenzte Auflösung zur Verfügung stehen.

Noch mehr Lesestoff zu Fax-Marketing-Themen:

Sie suchen einen Dienstleister für erfolgreiches Fax-Marketing und Massenfaxversand? Sie haben noch mehr Fragen zu Fax-Marketing? Sprechen Sie uns an!

Personalisierte Massenfaxe fehlerfrei vorbereiten

Das Personalisieren von Faxvorlagen für den Massenfaxversand ist immer von Vorteil. Persönlich angesprochen werden, erhöht die Akzeptanz Ihrer Faxaussendung bei den Empängern. Entscheidend wichtig ist dabei die fehlerfreie persönliche Ansprache. Der Faxversand gestattet Ihnen, das ganze Repertoire von WORD-Serienbrief-Funktionen einzuplanen. Es steht Ihnen bei der persönlichen Anrede und weiteren Individualisierungen in Ihrem Faxtext, ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung. Dazu gehören auch Wenn-Dann-Bedingungen, die vor allem beim Titel und bei der weiblichen oder männlichen Anrede in der Faxvorlage benötigt werden.

Eine entscheidende Rolle beim Personalisieren und Individualisieren Ihrer Fax-Vorlage spielen die Inhalte der EXCEL-Tabelle. Diese Tabelle ist die Basis für die Arbeit Ihres Dienstleisters. In aller Regel erhalten Sie die Personalisierungs-Inhalte für den Faxversand aus Ihrer Datenbank. Und diese Daten sind nur so gut wie die Datenbank gepflegt wird. Da können einige Regeln helfen, den Datenbestand auf einem guten Stand zu halten. Legen Sie dafür ganz eindeutige Standards in Ihrem Hause fest. Dies ist beispielsweise entscheidend dafür, um Faxversand-Dubletten finden zu können.

 

Einige mögliche Standards für Ihre Faxversand-Liste:

  • Legen Sie fest ob „Strasse“ immer abgekürzt, ausgeschrieben, mit „ss“ oder „ß“ geschrieben wird. Haben Sie zwei gleiche Faxversand-Adressen aber unterschiedliche Schreibweisen bei der Strasse, ergibt eine Überprüfung auf Fax-Dubletten, keinen Treffer. Das Fax wird doppelt versendet.
  • Wird D-PLZ in die Datenbank eingetragen oder nur PLZ? Standard ist, 5 Ziffern für die PLZ.
  • Legen Sie fest, dass Anrede, Titel, Vorname, Nachname immer jeweils in ein separates Feld geschrieben werden. Damit halten Sie sich für gewünschte unterschiedliche Anrede-Typen in der Faxvorlage flexibel.
  • Ganz essenziell ist die Schreibweise der Faxnummer. Jede nicht korrekte Schreibweise mindert die Anzahl zugestellter Faxe Ihres Massenfaxversand. Hier finden Sie einige detaillierte Vorgaben für die empfohlenen Schreibweisen.
  • Inlands-Faxnummern werden unmissverständlich verarbeitet, wenn Sie ohne Länder-Vorwahl eingepflegt werden. Am besten so, wie Sie mit Ihrem Faxgerät wählen.
  • Auslands-Faxnummern nicht mit führendem „+“ oder „++“ einpflegen, sondern immer mit „00xx“. Faxversand-Server lieben Zahlen.
  • Außer beim Faxversand nach Italien fällt nach der Länder-Vorwahl die „0“ der Städtevorwahl grundsätzlich weg. Also
    • Italien 003906…. für Rom,
    • Österreich 00431… für Wien.
  • Empfehlenswert ist, die Faxnummer ohne Sonderzeichen oder Leerzeichen zu schreiben. Will man einen Dubletten-Check durchführen, müssen diese Zeichen nicht bereinigt werden. Das spart viel Arbeit. Es ist zwar kein Muss, aber sehr hilfreich.
  • Inlands-Faxnummern werden unmissverständlich verarbeitet, wenn Sie ohne Länder-Vorwahl eingepflegt werden. Am besten so, wie Sie mit Ihrem Faxgerät wählen.
  • Auslands-Faxnummern nicht mit führendem „+“ oder „++“ einpflegen, sondern immer mit „00xx“. Faxversand-Server lieben Zahlen.
  • Außer beim Faxversand nach Italien fällt nach der Länder-Vorwahl die „0“ der Städtevorwahl grundsätzlich weg. Also
    • Italien 003906…. für Rom,
    • Österreich 00431… für Wien.
  • Empfehlenswert ist, die Faxnummer ohne Sonderzeichen oder Leerzeichen zu schreiben. Will man einen Dubletten-Check durchführen, müssen diese Zeichen nicht bereinigt werden. Das spart viel Arbeit. Es ist zwar kein Muss, aber sehr hilfreich.

Die Arbeit mit den Daten für die Personalisierung der Faxvorlage erfordert dann und wann die Verkettung zweier Spalteninhalte. Gerne geben wir eine kleine Anleitung für diese Aufgabe.

EXCEL – Verkettung von Spalteninhalten:

Beliebiges Zusammenfassen von Spalten Ihrer Faxversand-Liste in einer neuen Spalte. Im Beispiel werden die Spalten Anrede, Titel und Nachname zur Briefanrede zusammengefasst.

Fax-Marketing - EXCEL – Verkettung von Spalteninhalten

Die Spalten die zusammengefasst werden sollen, zuerst als „Text“-Spalten formatieren. Die Spalte, in die zusammengefasst wird, muss als „Standard“ formatiert werden. EXCEL bietet nun die Möglichkeit der Spalten-Verkettung. So gehen Sie vor: In die Zeile für die Formeleingabe schreiben Sie in diesem Beispiel in die Zeilen mit einem Titel (alle Einträge mit Titel, sortieren) folgenden Ausdruck:

Fax-Marketing - EXCEL – Verkettung von Spalteninhalten

Vervielfältigen Sie diesen Ausdruck mit der Maus für alle Datensätze mit Titel, in der Spalte „Briefanrede“. In den Zeilen ohne Titel verfahren Sie mit folgendem Ausdruck wie oben:

Fax-Marketing - EXCEL – Verkettung von Spalteninhalten

Anschließend ersetzen Sie im Tabellenblatt die Formeln durch die Ergebniswerte. Dazu gehen Sie wie folgt vor (bei EXCEL2010):

  • Reiter Datei /Optionen / Symbolleiste für den Schnellzugriff / linkes Fenster – alle Befehle / „Werte einfügen“-SymbolWerte einfügen“Hinzufügen“ anklicken
  • Blatt markieren
  • „Kopieren“-Button in der Symbolleiste anklicken
  • In der Symbolleiste Button „Werte einfügen“ anklicken
  • Enter

Gratulation, Sie haben die Spalteninhalte Ihrer Faxversand-Liste verkettet!

Sie haben Interesse an Faxversand? Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot. Klicken, ausfüllen und innerhalb eines Arbeitstages erhalten Sie alle gewünschten Information. Sie möchten zuvor mit uns sprechen – kein Problem, rufen Sie an: 030 / 4990 7084.

Professioneller Faxversand leichtgemacht

Wir sind ein kompetentes Team, das sich gerne um Ihre Marketing- und Transaktions-Faxe kümmert. Ob 1.000 Faxseiten im Monat oder 50.000 Faxseiten täglich – seit über 20 Jahren sind wir kompetenter Dienstleister im elektronischen Mitteilungsversand. Gerne auch für Sie. Profitieren Sie von unserer Erfahrung!

Die Abwicklung ist extrem einfach: Sie senden uns über unser komfortables Auftragsportal mit persönlichen Zugangsdaten für maximalen Datenschutz Ihre Faxvorlage und eine Empfängerliste – den Rest erledigen wir für Sie. Wir beraten Sie gerne bei Fragen im Vorfeld und stehen mit unserem gesamten Massen-Faxversand Know-how bereit.

Lesen Sie hier Antworten auf die häufigsten Fragen unserer Kunden

Kann man ein Marketing-Fax auch personalisiert versenden?

Ja. Persönlich, wie unsere Dienstleistung soll es sein, wenn Sie ein Fax versenden. Sie haben für Ihr Faxmailing vielfältige Personalisierungsoptionen.

Welche Dateiformate können für die Faxvorlage verwendet werden?

Es stehen Ihnen eine Reihe von Vorlagenformate für den Faxversand zur Auswahl:

  • *.bmp, *.doc, *.gif, *.jpg, *.pdf, *.png, *.ppt, *.txt, *.xls, *.tif, *.docx, *.pptx, *.xlsx
  • WORD-Format für den personalisierten Faxversand (wie beim klassischen Serienbrief)

Aber: Wir können auch Faxe, die Sie uns als PDF-Vorlagen zusenden, wie einen Serienbrief personalisieren und versenden. Hinsichtlich der grafischen Elemente haben Sie in Ihrer Faxvorlage freie Hand. Sicherlich ist es wichtig zu bedenken, dass beim Faxen keine Farbe und nur eine begrenzte Auflösung zur Verfügung stehen.

 

Die CSID – was ist denn das?

Die CSID ist die internationale Nummer, die im Faxgerät des Empfängers, während des Empfangs, angezeigt wird. Die Eingabe dieser Nummer ist Vorschrift und wird von der Bundesnetzagentur (BNI) überwacht. Sie geben uns Ihre absendende Faxnummer bei der Auftragserteilung im Auftragsportal an. Diese Faxnummer stellen wir während des Versands in unserem Faxserver ein. Wir kümmern uns um den rechtskonformen Faxversand.

Brauche ich eine Absenderkennung?

Die Absenderkennung ist die Zeile am oberen Rand der Faxseite. Datum, Uhrzeit der Versendung und die Seitenanzahl sind Pflichteinträge in dieser Zeile. Diese werden beim Versand automatisch eingetragen. Sonst kann der Rest der Zeile beliebigen Inhalts sein, also zum Beispiel die Kommunikationsdaten Ihrer Firma enthalten. Das kann der Firmenname, Ihre Telefon- oder Faxnummer, aber auch ein Slogan sein. Damit identifizieren sich sich gegenüber Ihrem Empfänger.

Fax versenden und optimale Versandqualität erreichen – Normalversand oder Feinversand?

Fax-Versand kennt „nur“ schwarz, weiß und Graustufen. Faxe versenden ist in zwei Auflösungsstufen möglich: Feinauflösung oder Normalauflösung. Bei

  • großer Informationsdichte,
  • kleinen Schriften,
  • Grafiken in der Faxvorlage oder
  • bei repräsentativem Charakter des Faxes

erreicht man beim Faxversand mit Feinauflösung sehr gute Resultate hinsichtlich der Versandqualität. Für beide Varianten erhalten Sie vor dem Faxversand ein Probefax.

Massen-Faxversand – hohe Zustellrate und beste Qualität. Wir kümmern uns darum!

  • Faxnummern-Check kostenlos: Faxen mit überprüfter Faxnummern-Liste.
  • Dublettencheck kostenlos: Unnötige Kosten entstehen, wenn in der Liste für den Fax-Versand gleiche Faxnummern enthalten sind. Sie vermeiden Ärger, da der Empfänger das Fax nicht mehrfach erhält.
  • Vorlagenüberprüfung kostenlos: Ihre Faxvorlage wird auf Faxfähigkeit durchgesehen. Selbstverständlich geben wir entsprechende Anregungen an Sie weiter, damit Ihr Faxmailing ein Erfolg wird. Faxen mit hoher Qualität.
  • Bis zu drei Zustellversuche kostenlos: Bei Nichterreichbarkeit des Faxempfängers versucht unser Faxserver bis zu dreimal, den Empfänger zu erreichen. Faxe versenden mit Komfort und ohne Aufpreis.
  • Die Wahl des Versand-Zeitpunkts für Ihren Faxversand steht Ihnen nach Belieben offen: tagsüber oder nachts, am Wochenende oder Wochentags und zu jeder Uhrzeit.
  • Pflege einer Sperrliste: Faxnummern, die nicht angefaxt werden dürfen, pflegen wir gerne in eine individuelle Kunden-Sperrliste ein. So beugen Sie Abmahnungen vor. Faxversand ohne Ärger und Stress.


Ausführlicher Versandbericht über alle versendeten Faxe – TRANSPARENZ schreiben wir groß!

Das Wichtigste nach dem Faxversand ist das transparente Versandergebnis. Nachdem die Faxe verschickt sind, erhalten Sie einen ausführlichen und informativen Bericht zum durchgeführten Faxversand.

Dieser Bericht enthält Informationen wie:

  • Liste der erfolgreich zugestellten Faxe mit Zielfaxnummer,
  • Liste der nicht erfolgreich zugestellten Faxe mit Fehlermeldungen im Klartext, wie „Anrufbeantworter“, „Belegt“, „Übertragungsfehler“,
  • Liste der erfolgreich zugestellten Faxe ins Ausland, an Handynummern oder Mehrwertnummern,
  • zu jedem Eintrag das Versanddatum und die Versand-Uhrzeit und
  • eine Zusammenfassung aller Versandergebnisse auf einer Seite.

Ihre Faxnummern-Liste für den Faxversand lässt sich mit diesen ausführlichen Informationen immer auf dem neuesten Stand halten. So bereiten Sie den nächsten Faxversand optimal vor. Ganz egal ob Sie einzelne Faxseiten oder Marketing-Aktionen im Auge haben, der Service und die Qualität sind wichtig für Ihren Erfolg. Mit unseren Faxversand-Dienstleistungen kommunizieren Sie bequem und schnell. Dabei lässt sich ein Faxversand stets leicht und schnell bewerkstelligen.

Diese anderen Fax-Dienste bieten wir darüber hinaus an: Fax2Mail, Mail2Fax …

Unsere Fax-Dienste stehen Ihnen auch für Desktop-Anwendungen (z.B. Fax2Mail und Mail2Fax) und Applikations-Faxe (Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Verträge und Kündigungen) zur Verfügung. Sie lassen sich nahtlos in Ihre IT-Welt einbinden. Sie versenden Faxe über Ihren E-Mail-Client oder direkt aus Ihren Office-Anwendungen, wie z.B. WORD, EXCEL oder PowerPoint. Ebenso stellen große Verteiler und gemischte Listen mit Fax- und E-Mail-Adressen kein Problem dar. Selbst in Ihre automatisierten Unternehmensprozesse lassen sich Fax-Dienste problemlos integrieren.

Sie suchen eine Agentur für erfolgreichen Fax-Versand? Sie möchten Ihr Fax-Marketing weiter professionalisieren? Sprechen Sie uns an! Wir freuen uns auf Sie. Wählen Sie einfach 030 / 4990 7084.

7 Tipps für eine perfekte Faxmailing-Vorlage

Für Werbebotschaften und Newsletter spielt das Faxmailing in einigen Branchen noch immer eine große Rolle. Dafür gibt es zahlreiche Gründe: Die Datenübertragung per Fax gilt durchaus als sicher, via Faxversand können rechtsgültige Verträge übermittelt werden und somit eignet sich dieses Marketing-Medium auch für Produkt-Bestellungen und verbindliche Leistungsbuchungen.

Notebook, dskom-Logo
Bildquelle: I-vista / pixelio.de

Für einen erfolgreichen Faxversand an Ihre Kunden sollten Sie bestimmte Kriterien beachten. Wir geben Ihnen in diesem Fachartikel sieben Tipps für eine perfekte Faxmailing-Vorlage an die Hand, damit Ihre Botschaft beim Kunden auch gut ankommt!

1. Achten Sie auf eine klare Fax-Gestaltung

Bei Werbebotschaften gilt immer der Grundsatz: Je einfacher, desto besser. Mit einem guten Layout können Sie in Ihrem Fax-Mailing den Fokus auf das Wichtige lenken. Gestalten Sie Ihre Faxvorlage also so, dass die Kunden Ihre Botschaft auf einen Blick erfassen! Dazu gehören eine große, serifenlose Schrift und die Gliederung des Textes in einzelne, leicht „konsumierbare“ Textblöcke. Zu viele Gestaltungselemente lenken von der Kernaussage Ihrer Werbebotschaft ab! Verzichten Sie auf Farben, auf kleinteilige Grafiken und gänzlich auf Fotos. All diese Formatierungen und Elemente verschlechtern und verlängern die Faxübertragung und verbrauchen unnötig Fax-Toner beim Empfänger.

2. Überlegen Sie sich einen guten inhaltlichen Fax-Aufbau

Bei einem Fax-Mailing sollten Sie sich auf die wichtigsten Inhalte konzentrieren. Eine gute inhaltliche Gliederung trägt zum schnellen Erfassen Ihrer Werbe-Botschaft bei:

  • starke Überschrift,
  • knackige Beschreibung,
  • Hervorhebung aller Vorteile für den Kunden,
  • leichte Kontaktmöglichkeiten.

Verwenden Sie auch Zwischenüberschriften. Sie sind gut geeignet, um Texte zu gliedern und zentrale Inhalte hervorzuheben.

3. Finden Sie prägnante und interessante Fax-Überschriften

Eine gute Überschrift ist knapp, treffend und gehaltvoll! Bringen Sie die Kernaussage Ihres Faxmailings auf den Punkt. Dabei sollte die Überschrift den Inhalt wiedergeben und auch ohne Kontext funktionieren. Schon in der Überschrift können Sie den Leser direkt ansprechen und bei seinem Problem abholen. Beschreiben Sie den möglichen Nutzen für den Kunden und stellen Sie Schlüsselbegriffe und Bekanntes nach vorn.

Vor einiger Zeit hat sich dskom-Geschäftsführer Sven Deutschländer über gute Onlinemarketing-Überschriften im SEO Profi Berlin-Blog ein paar extra Gedanken gemacht. Es lohnt sich, auch diesen Fachbeitrag zu lesen, wenn Sie über verkaufsstarke Überschriften mehr erfahren möchten.

4. Schreiben Sie kurze Texte fürs Faxmailing, die „auf den Punkt“ kommen

Versuchen Sie Ihr Angebot einfach und verständlich zu beschreiben. Bei einem Fax entscheiden wenige Sekunden darüber, ob sich der Kunde angesprochen fühlt oder nicht. Deshalb beschränken Sie sich auf das Wichtigste und treffen Sie kurze und prägnante Aussagen. Verzichten Sie auf lange Textblöcke und Schachtelsätze. Für detaillierte Informationen können Sie auf eine Internetadresse verweisen oder die Zusendung von Info-Material anbieten.

5. Setzen Sie Hervorhebungen in der Faxvorlage ein

Text-Highlights erhöhen die Aufmerksamkeit des Empfängers! Hervorhebungen gliedern einen Text, man sollte es aber nicht übertreiben. Betonen Sie zentralen Aussagen in Fettschrift, Kursivschrift oder mit Unterstreichungen.

Vorteile oder Produktmerkmale können Sie mit einer Aufzählung herausstellen. So erfasst der Kunde alle wesentlichen Punkte auf einen Blick!

6. Vergessen Sie nicht das Impressum und Kontakt-Informationen

Egal, ob Sie eine Rückantwort vom Kunden erwarten oder nicht, Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, ein Impressum anzugeben. Dazu gehören der Firmenname, ein persönlicher Ansprechpartner, die Adresse Ihres Unternehmens und ein Kontaktweg (Telefon, Fax oder E-Mail). Wenn Sie eine Rückantwort oder Bestellung vom Kunden erwarten, dann fordern Sie mit einem Call-to-Action dazu auf. Vermerken Sie hier unbedingt den Kontaktweg, über den Sie bevorzugt erreicht werden wollen. Der Empfänger Ihres Faxmailings möchte wissen, was Sie als Nächstes von ihm erwarten. Formulieren Sie deshalb klar und eindeutig: „Jetzt anrufen!“ – „Sofort bestellen!“ – „Gleich registrieren!“

7. Personalisieren Sie Ihr Fax-Mailing

Werbebotschaften kommen am besten an, wenn man den Kunden direkt anspricht. Liegt Ihnen der Name Ihres Kunden vor, dann nutzen Sie diese Angabe auch. Ein „Sehr geehrter Herr Maier“ oder „Hallo liebe Frau Müller“ verringern die Distanz in der Kommunikation mit dem Kunden. Die persönliche Ansprache oder auch das Einbinden der Kundennummer schafft Vertrauen. Dies lässt den Empfänger erkennen, dass er bei Ihnen schon ein Produkt gekauft oder eine Dienstleitung bestellt hat.

Faxmailings lassen sich ganz einfach personalisieren. Ein professioneller Massenfax-Anbieter benötigt dafür nur ein Word-Dokument als Vorlage und eine Excel-Datei mit den Angaben zu den Empfängern.

Checkliste Faxversand – Kompakt, online, als PDF-Download

Auf unserer Website bieten wir Ihnen eine kompakte Checkliste für die Vorbereitung eines Faxversands an. Darin fassen wir nicht nur all diese Tipps für eine perfekte Faxvorlage zusammen, sondern geben Ihnen auch Tipps für die Zusammenstellung der Empfängerliste.

Diese dskom-Blogbeiträge sollten Sie ebenfalls lesen

Der dskom Marketing-Blog liefert Ihnen zahlreiche nutzbringende Ratgeber- und Info-Fachartikel. Diese drei dürften für Sie besonders interessant sein:

Sie wollen mehr über das Fax-Marketing erfahren?

Wir sind eine Direktmarketing-Agentur mit Erfahrung im Faxmarketing seit 2002. Wir versenden Fax-Angebote und -Newsletter für viele mittelständische und kleine Unternehmen. Fragen Sie unser Mailing-Team nach ausführlichen Informationen.

Unser Direktmarketing-Geschäftsführer Harry Schäfer gibt gerne Auskunft.

Tags
Mailing Marketing