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Wie vermeide ich Spam-Einstufung meines Newsletters?

Newsletter vor SPAM-Einstufung schützen!

Warum wird mein E-Mailing, respektive Newsletter als Spam eingestuft?

Die Betreiber von Spamfiltern verraten keine Details zu ihren Prüfalgorithmen. Damit erschweren sie die Umgehung der Filter durch Spammer. Deshalb bleibt die Ursache einer Spam-Einstufung auch für seriöse Newsletter-Versender im Dunkeln. Allein das Ergebnis lässt sich testen.

Wie prüfe ich die Einstufung meines E-Mailings?

In der E-Mail-Versand-Software mailingpoint haben Sie einen Spam-Check an Bord. Öffnen Sie Ihr Mailing. Wechseln Sie zum Reiter Test und klicken Sie Zustellbarkeitstest --> Spam-Check an. Bei diesem Test durchläuft Ihr E-Mailing real existierende Spamfilter in Postfächern verschiedener Anbieter. Nach abgeschlossenem Test wird das Ergebnis für jeden SPAM-Filter angezeigt. Es stehen Ihnen auch externe Tools für einen Spam-Check zur Verfügung, etwa https://www.mail-tester.com oder http://spamcheck.postmarkapp.com.

Was kann ich gegen eine negative Einstufung im Spam-Check unternehmen?

Mögliche Ursachen nennen wir im nächsten Abschnitt. Prüfen Sie zunächst Ihren Newsletter und versuchen Sie schrittweise, die Ursachen zu beseitigen. Führen Sie einen erneuten Zustellbarkeitstest durch, bis die Spam-Einstufung bei allen Anbietern auf "grün" steht.

Welche Ursachen kann die negative Einstufung meines Newsletters haben?

In der Regel führt erst das Zusammentreffen mehrerer Ursachen zu einer endgültigen negativen Einstufung. Folgende Punkte sollten Sie, nach Wichtigkeit sortiert, vermeiden:

Absenderadresse Ihres Newsletters

  • Ursache: wechselnde Absenderadresse:
    Verwenden Sie eine konstante Absenderadresse. Was Ihren Empfänger verunsichert, findet auch der Spam-Filter kritisch. Mit jedem Wechsel zu einer bisher unbekannten Absenderadresse riskieren Sie die jahrelang aufgebaute Reputation und arbeiten gegen bestehende Filterregeln und Whitelistings.
  • Ursache Versanddomain: verwenden Sie für Ihre internen Links im Mailing möglichst wiederkehrende Domainnamen.

Betreff Ihres Newsletters

  • Ausrufe- oder Fragezeichen, noch dazu mehrfach (!!! oder ???)
  • Abkürzungen, Währungen, Sonderzeichen, wie ###, ***, XXL, XXX, €, $, @
  • PERMANENTE GROßSCHREIBUNG
  • Spam-ähnliche Slogans, z. B. Super-Sonder-Special, 200% in nur 4 Wochen
  • zu lange Zahlenkombination, z. B. Kundennummer
  • zu langer Betreff, sollte ca. 25 Zeichen nicht überschreiten
  • "falsche" Sprache, etwa englischer Betreff für deutsche Empfänger

Inhalt Ihres Newsletters

  • per Farbe "versteckter" Text, etwa schwarzer Text auf schwarzem Hintergrund
  • Schriftgrößen unter 10px
  • zu hoher Bildanteil, Texte sollten deutlich überwiegen
  • Fehlender Alternativtext bei Bildern: Bitte ALT-Tags für alle Bilder hinterlegen.
    Positive Nebenwirkung: Sie teilen dem Empfänger den Inhalt des Bildes mit, selbst wenn sein Mailprogramm Bilder nicht (automatisch) lädt. Er wird zum Nachladen der Bilder motiviert.
  • animierte Bilder können Ursache sein, deshalb unbedingt den Spam-Check anwenden.
  • Spam-verdächtige Worte, z.B. Gewinn, kostenlos, Angebot, eilig, Fotos, kaufen, Geld etc.
  • Links auf nicht vorhandene oder spamverdächtige Seiten
  • Phishing-Links können mit dem Phishing-Test der Versandlösung gecheckt werden. Erklärung zu Phishing.
  • ausnahmslos Standard-Schriftfarben, wie Rot (#FF0000), Grün (#00FF00), Blau (#0000FF)

Aufbau Ihres Newsletters

  • Versand im reinen HTML-Format statt "Multi-Part", d.h. der Plaintext-Teil fehlt (in den "Erweiterte Einstellungen" des Mailings in mailingpoint, überprüfen)
  • Verwendung von, oft zu großen, Anhängen. Bieten Sie dem Empfänger in der E-Mail lieber einen Download-Link zur Datei, anstelle der Datei im Anhang, an.
  • Fehlender oder schwer zu findender Abmeldelink: Den Empfänger der den Newsletter nicht mehr haben möchte, wird auch noch verärgert. Er wird statt sich abzumelden auf "Spam melden" klicken. Für ihn ist das derselbe Effekt, für Sie jedoch nicht. Einige Internet Service Provider (z.B. Web.de) werten diese Spam-Meldungen aus und stoppen die Newsletter-Zustellung an weitere Empfänger noch innerhalb des aktuellen Versandes.

Adressqualität und Versand Ihres Newsletters

  • Schlechte Adressqualität: Schreiben Sie ausschließlich Empfänger an, für die Ihnen ein gültiges Double-Optin vorliegt und deren Daten aktuell sind. Andernfalls erhalten Sie eine Vielzahl von Bounces und manuelle Spam-Markierungen. Beides verschlechtert Ihre (und unsere) Absender-Reputation gegenüber Spamfiltern.
  • Mehrfachzustellung durch Dubletten: Führen Sie spätestens vor Versand einen Dublettenabgleich durch. Nicht nur der Empfänger ist sauer, wenn er Ihr Mailing mehrfach erhält.
  • Serie ähnlicher Mailings: Vermeiden Sie in einer zeitlichen Abfolge von Mailings den Versand sehr ähnlichen Inhaltes, auch beispielsweise in Erinnerungsmails.

Was kann ich tun, wenn mein E-Mailing trotz vorherigen SpamChecks nicht zugestellt wird oder im Spam-Ordner landet?

Neben den direkten Ursachen im Inhalt des Newsletters gibt es weitere Gründe. Dazu zählt, dass sowohl der Mailserver-Betreiber als auch der einzelne Empfänger seinen Spamfilter frei anpassen kann. Beides lässt sich jedoch positiv beeinflussen.

 

Serverseitig: Spamfilter und/oder E-Mail-Firewall

 

Unternehmensnetzwerke verwenden oft eine serverseitig installierte E-Mail-Firewall und/oder einen Spamfilter. Der Betreiber kann entscheiden, wie er vermeintliche SpamMails behandelt: Gar nicht zustellen oder "nur" im Header bzw. Betreff eine Kennzeichnung einfügen. Bei großen Versendungen ist es unvermeidlich, dass viele Empfänger desselben Unternehmensnetzwerkes innerhalb kurzer Zeit viele sehr ähnliche Mails vom selben Absender erhalten. In diesem Fall passiert es häufig, dass der Server die Mail zwar annimmt, jedoch nicht an das entsprechende Empfänger-Postfach weiterleitet.

Empfehlung: Fügen Sie Ihrer Absenderdomain einen SPF Eintrag hinzu, siehe dazu die Erklärungen im Aufsatz "Was ist SPF? Und warum sollte man dies nutzen?". Bitten Sie die IT-Abteilung dieses Unternehmens, die mailingpoint IP-Adressen bzw. das Subnetz, auf der internen Whitelist zu hinterlegen. Unsere IP-Adressen sind im oben angeführten PDF-Dokument genannt.

 

Persönlich: Spamfilter im Empfänger-Postfach

 

Im letzten Schritt durchläuft die Mail den persönlichen Spamfilter des einzelnen Empfängers. Dieser wird ständig anhand des bisherigen Klick-Verhaltens trainiert. So wirkt es sich negativ aus, wenn der Empfänger in der Vergangenheit Mails mit ähnlichem Inhalt manuell als Spam markiert hat, oder das sogar mit Ihren eigenen Mails (gleicher Absender) getan hat, statt sich beispielsweise abzumelden. Auch die im vorigen Abschnitt erwähnte serverseitige Spam-Markierung im Mailheader oder Betreff kann ausgewertet werden. Selbst die Art der regelmäßig gelöschten Mails kann eine Rolle spielen.

Empfehlung: Bitten Sie Ihre Newsletter-Empfänger im Begrüßungsmailing darum, Ihre Absenderadresse ins Adressbuch (Kontaktliste) aufzunehmen, so dass zukünftige Mailings sicher zugestellt werden.

 

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